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Was ist Buchhaltungssoftware?


In diesem Artikel wird der grundlegenden Frage nachgegangen, was Buchhaltungssoftware ist und für was sie eingesetzt werden kann. Auch werden verschiedene Vor- und Nachteile derartiger Software genauer betrachtet.

Stiefkind Buchhaltung

Buchhaltung
© Tacna | Dreamstime.com
Die Finanzbuchhaltung wird in vielen kleinen Unternehmen oft als notwendiges Übel betrachtet und vernachlässigt. Im Vordergrund stehen natürlich die Kunden und die Bearbeitung ihrer Aufträge. Dazu werden Angebote berechnet und erstellt, Materialbestellungen ausgelöst, Rechnungen geschrieben.
Am Ende des Tages, wenn die Mitarbeiter längst nach Hause gegangen sind, dann bleibt Zeit für die Buchführung.

In stressigen Zeiten wird sie auch gern einmal liegengelassen. Doch damit verschenken die Unternehmer wichtiges Potential der Buchhaltung. Mit ihrem Datenmaterial kann sie dem Betrieb genau aufzeigen, an welcher Stelle Gewinn erwirtschaftet wird, welche Aufträge sich überhaupt lohnen und welche Kosten dabei anfallen.

Daher sollte sich jeder Geschäftsführer oder Unternehmensinhaber genau überlegen, wie er seine Buchhaltung so effektiv wie möglich gestalten kann.

Lösung: eine passende Buchhaltungssoftware

Kassenbuch, Rechnungseingangsbuch, Hauptbuch, Sachkonten – in unserem modernen Computerzeitalter kann heute auch die Buchhaltung elektronisch verarbeitet werden. Ein wenig Grundverständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge sollte der Anwender mitbringen, vieles andere erklärt dann die Software.

Das Angebot an guter Buchhaltungssoftware ist groß. Das ausgewählte Programm muss sich an den Bedürfnissen des Unternehmens orientieren. Je größer das Produktsortiment des Betriebes und je vielfältiger seine Geschäftszweige sind, desto umfangreicher und detaillierter sollte auch die Buchhaltung sein.

Was Buchhaltungssoftware alles kann

Eine Buchhaltungssoftware ermöglicht die Eingabe aller Daten des Unternehmens, von den Beträgen der Eingangs- und Ausgangsrechnungen bis hin zu Abschreibungen und Privatentnahmen. Sie verwendet den ausgewählten Kontorahmen des Unternehmens und bietet Schnittstellen zur Umsatzsteuerabrechnung und zur Bankingsoftware.
Auswertungen und Übersichten zeichnen auf Knopfdruck einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens.

Vorteile einer Buchhaltungssoftware

Durch eine intelligente Software werden Unternehmen in die Lage versetzt, die Buchhaltung im Hause zu behalten. Damit können sie zeitnah auf alle Ergebnisse und Auswertungen der Finanzbuchhaltung zugreifen und müssen nicht auf das beauftragte Steuerbüro warten.

Aber die Software bietet noch weitere Vorteile:

  • Eine Offene-Posten-Buchhaltung erlaubt ständigen Überblick über offene Rechnungen. Eigene Zahlungen lassen sich besser steuern und Skontovorteile nutzen. Außenstände können kurzfristig bei Kunden eingefordert werden.
  • Gute Software ermöglicht die Eingabe von Lieferantenstammdaten einschließlich Bankverbindungen. Diese können an die Bankprogramme übergeben werden, das erspart Zeit im Zahlungsverkehr.
  • Buchhaltungssoftware in Kombination mit der Auftragsbearbeitung bietet die Möglichkeit einer permanenten Inventur. Die so mitgeführten Artikelbestände erleichtern das Bestellwesen und die Jahresinventur.
  • Gebotenen werden Auswertungsmöglichkeiten wie die monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung. Damit wird eine aktive Steuerung des Unternehmens möglich, die gerade am Jahresende wichtig ist, zum Beispiel bei Investitionsentscheidungen.
  • Die Buchhaltungssoftware bereitet alle Daten auf. Wird das Programm in Absprache mit dem Steuerberater ausgewählt, reicht für den Monats- oder Jahresabschluss eine Datenübergabe. Das spart Kosten.
  • Software namhafter Hersteller weist auf notwendige Buchungen hin und bietet so manche Steuertipps.

Nachteile der Software

Die Buchhaltungssoftware kann nur dann effektiv genutzt werden, wenn ausreichende Kenntnisse über die Buchführung und Steuern vorhanden sind. Solche Kenntnisse vermitteln Kurse der Fachkammern oder der Volkshochschule oder entsprechende Fachliteratur. Ein Aufwand, der sich letztendlich aber auszahlen wird.

Fazit

Die Nutzung von Buchhaltungssoftware hält die Finanzbuchhaltung im eigenen Haus. Ein Zeitvorteil, den der Unternehmen ausnutzen sollte. Zeitnahe Auswertungen seiner betrieblichen Daten ermöglichen eine aktive Steuerung des Geschäfts.

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Autor: Gabi Löwe
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Letztes Update dieser Seite: 01.09.2017 - 10:16:05